ICF:s nya coachkompetens nr 3: Upprättar och följer avtal och överenskommelser

ICF har uppdaterat coachkompetenserna. De är nu tydligare och speglar på ett ännu bättre sätt vad det är vi coacher förväntas göra. Från och med 2022 kommer de uppdaterade kompetenserna att gälla för dig som ska certifiera dig. Vi utbildar redan nu utifrån dessa kompetenser. På utbildningen i fredags pratade vi mycket om kompetens 3: Upprättar och följer avtal och överenskommelser. Den handlar bland annat om att komma överens om vad det är coach och klient ska göra tillsammans. Här kan du läsa mer om den! Du hittar en länk till alla de nya kompetenserna längst ner i inlägget.

Text: Anja Lindberg

Upprättar och följer avtal och överenskommelser
Coachkompetens 3 beskriver hur coachen ska ha förmågan att förstå vad som behövs i varje specifik coachingsituation. Syftet är att du som coach ska agera för att tillsammans med klienter, potentiella klienter och andra intressenter komma överens om och skapa tydlighet kring vad som gäller er emellan. Det kan exempelvis innebära att upprätta överenskommelser med klienten om vad som ingår och inte ingår i coachingen. Att vara klar med de praktiska ramarna samt att vara överens om förväntningar och ansvar ökar tilliten och underlättar samarbetet. Samtalet runt avtal och överenskommelser sätter grunden för den kommande coachingen. Både du och klienten blir mer medvetna om vad klienten behöver och vill, vad era respektive roller är, ungefär hur lång coachingprocessen kan tänkas bli och vad klienten är beredd att gå in med själv. Finns andra intressenter med i bilden, exempelvis en beställare, är det viktigt att det också i relation till denne är tydligt vad som gäller.

Mål med kompetensen enligt ICF
Definition: Bygger partnerskap med klienten och relevanta intressenter för att skapa tydliga avtal om coachingrelationen och om process, plan och mål för coachingen. Formulerar överenskommelser både övergripande för hela coachingförloppet och för varje coachingtillfälle.

3.1 Förklarar vad coaching är och inte är, samt beskriver processen för klienten och relevanta intressenter.
3.2 Kommer överens om vad som är och inte är lämpligt i relationen, vad som erbjuds och vad som inte erbjuds samt vilket ansvar som ligger hos klienten och andra relevanta intressenter.
3.3 Kommer överens om riktlinjer och specifika parametrar i coachingrelationen såsom logistik, avgifter, schemaläggning, varaktighet, avslut, konfidentialitet och andras medverkan.
3.4 Bygger partnerskap med klienten och relevanta intressenter för att etablera en övergripande coachingplan och formulera mål för coachingen.
3.5 Bygger partnerskap med klienten för att avgöra kompatibiliteten mellan klient och coach.
3.6 Bygger partnerskap med klienten för att fastställa eller bekräfta vad klienten vill åstadkomma under coachingtillfället.
3.7 Bygger partnerskap med klienten för att fastställa vad hen anser att hen behöver ta itu med eller lösa, för att uppnå det hen vill åstadkomma under coachingtillfället.
3.8 Bygger partnerskap med klienten för att definiera eller bekräfta mått på framgång för det klienten vill åstadkomma, såväl under den övergripande coachingen som för det enskilda coachingtillfället.
3.9 Bygger partnerskap med klienten för att hantera tid och fokus för coachingtillfället.
3.10 Fortsätter coachingen i riktning mot klientens önskade resultat såvida klienten inte anger något annat.
3.11 Bygger partnerskap med klienten för att avsluta coachingrelationen på ett sätt som visar respekt för upplevelsen av coachingen.
3.12 Förklarar vad coaching är och inte är, samt beskriver processen för klienten och relevanta intressenter

Ju tydligare det är från början med vad coaching är, och vad det inte är, desto lättare brukar samarbetet bli. Vet klienten exempelvis att ni kommer att sätta mål för samtalet, att hen kommer att få aktiviteter att göra mellan gångerna samt att du kommer att vara sparsam med tips och råd är förväntningarna rätt ställda redan i inledningen. Det leder till att klienten kan komma förberedd och du behöver inte lägga så mycket tid på att förklara detta under processen.

Klienter behöver få och ge tillräckligt med information för att ni tillsammans ska kunna avgöra om coaching är rätt metod för klienten. Du behöver vara tydlig med vad som är din roll och ditt ansvar och vad är som klientens roll och ansvar.

Klienten måste vara medveten om att coaching innebär eget ansvar och att det mesta av arbetet sker mellan coachingstillfällena. Klienten behöver en stark vilja till förändring inom ett område och behöver vara beredd på att göra det arbete som krävs för att samarbetet ska lyckas.

Redan när ni diskuterar överenskommelsen och om ni ska börja eller inte behöver du hjälpa klienten att identifiera vad hen vill uppnå med coachingen. För att ni båda ska veta om coaching kan fylla klientens behov är det bra att utforska olika delar. Här är några saker att diskutera:

• Är klienten villig att ändra på sådant som hindrar och begränsar hen?
• Är klienten beredd på att prova nya saker utan garanti för framgång?
• Inser klienten att det krävs tålamod att genomföra de åtgärder som är nödvändiga för att nå målen?
• Kan klienten frigöra den tid som krävs för att investera i sig själv så att överenskomna planer och tider kan hållas? Behöver ni justera tiden så att klienten får tillräckligt med tid mellan era träffar?
• Har klienten stöd i sin omgivning, vilket underlättar för att genomföra förändringar?
• Är coaching rätt metod för klienten? Går de förändringar klienten vill ha att uppnå via coaching? Passar det egentligen bättre med till exempel terapi, mentorskap, rådgivning eller konsultverksamhet?

3.2 Kommer överens om vad som är och inte är lämpligt i relationen, vad som erbjuds och vad som inte erbjuds samt vilket ansvar som ligger hos klienten och andra relevanta intressenter

Du behöver vara helt överens med klienten om vad som ingår och vad som är lämpligt i coachrelationen. Se till att klientens förväntningar är rimliga såväl vad gäller ansvar som relation och metod.

Var professionell och tydlig med vilket ansvar klienten har och vad ni kommit överens om. Du kan också behöva sätta gränser. Om klienten ofta kommer sent, missar bokade möten, inte betalar i tid, bryter överenskommelser eller ber om hjälp med sådant som inte hör hemma i en coachingrelation − ta upp det till diskussion.

Bestäm hur mycket utöver coachingsamtalen som ryms inom er överenskommelse. Kan klienten ta kontakt med dig mellan coachingstillfällena inom ramen för ert avtal? På vilket sätt är det möjligt − genom telefon, mejl eller möten?

3.3 Kommer överens om riktlinjer och specifika parametrar i coachingrelationen såsom logistik, avgifter, schemaläggning, varaktighet, avslut, konfidentialitet och andras medverkan.

Det bör finnas en överenskommelse med klienten, Hur den ska se ut är upp till coach, klient och eventuell annan uppdragsgivare att avgöra. Det finns inget standardkoncept som alla coacher följer. Varje coach har sitt eget arbetssätt och anpassar det efter sina klienters önskemål och behov.

Ett avtal kan vara både muntligt och skriftligt, men för att undvika missförstånd kan det vara bra att skriva ner överenskommelsen, speciellt detaljerna. Fördelen med en nedskriven överenskommelse är att den blir tydlig så att ni undviker missuppfattningar. Detaljer hittar du i fördjupningen i slutet av detta kapitel.

3.4 Bygger partnerskap med klienten och relevanta intressenter för att etablera en övergripande coachingplan och formulera mål för coachingen

Mål med coachingen sätts på flera nivåer:

Mål med coachingrelationen: Vad vill klienten, och eventuellt andra intressenter, att coachingen som helhet ska leda till? Det kan vara väldigt konkreta saker exempelvis att klienten ska fördubbla sin försäljning eller öka sitt ledarindex med 25% alternativt bredare teman som att klienten vill uppleva ett bättre självförtroende eller mer balans i livet. Utifrån detta skapas en coachingplan. Planen kan se olika ut: antingen planerar ni i förväg hur upplägget ska vara, vad ni ska arbeta med och i vilken ordning eller också kommer ni överens om att klienten vid varje tillfälle berättar vad hen vill jobba med den gången, utifrån det aktuella temat. Båda fungerar men de flesta föredrar att välja fokus för samtalet från gång till gång, utifrån hur saker utvecklats.

Mål som ska uppnås efter dagens samtal, ”där ute”: Vad vill klienten uppnå utifrån det ämne ni sätter som temat för dagen. Detta är alltså ett mål klienten uppnår efter samtalet, utanför coachrummet, utifrån lärdomar och insikter klienten gör under samtalet.

Mål med samtalet, ”här inne”: Vad vill klienten ha, eller veta, när samtalet är klart? Det kan exempelvis vara en känsla, ett fattat beslut eller en handlingsplan. Detta är alltså något som uppnås i coachrummet som ni kan stämma av innan ni skiljs åt.

Vissa coacher har svårt att hålla isär dessa nivåer, men egentligen är det inte så konstigt. Målet med hela coachingprocessen kan exempelvis vara ”Jag vill bli en bättre ledare”. Ett av tillfällena kan temat vara kommunikation, målet vid de tillfället kan då vara exempelvis ”Jag vill att mina medarbetare ska uppleva att de förstått mina instruktioner”. Samtalsmålet kan då bli exempelvis ”Jag vill komma på tre nycklar för hur jag ska instruera tydligt”. Då vet du som coach, och framför allt klienten, att det är dessa nycklar ni ska leta efter under samtalet. Mer om detta under punkt 3.7.

3.5 Bygger partnerskap med klienten för att avgöra kompatibiliteten mellan klient och coach

• Är du rätt coach för klienten?
• Finns personkemi från båda håll?
• Är coaching det klienten förväntar sig eller något annat?

De flesta coacher har ett inledande möte där de ber klienten berätta om sig och vad det är som gör att hen vill ha coaching. Coachen brukar vid detta möte också berätta om vad coaching är, hur det brukar gå till och hur ett upplägg kan se ut. Vissa coacher erbjuder också vid detta tillfälle att klienten får prova på en stunds coaching för att få en egen upplevelse. Vid slutet av detta samtal är det bra att stämma av klientens upplevelse och om hen är intresserad av att gå vidare. Efter det bör du som coach berätta att du gärna går in i ett samarbete alternativt, om du av någon anledning inte tycker det känns rätt att fortsätta, föreslå att klienten kontaktar någon annan. Coach och klient ska gilla varandra och ha realistiska förväntningar på varandra för att ett bra samarbete ska uppstå!

3.6 Bygger partnerskap med klienten för att fastställa eller bekräfta vad klienten vill åstadkomma under coachingtillfället

Det övergripande målet finns alltid med i coachöverenskommelsen. Också varje coachingstillfälle startar med en överenskommelse om målet för just det tillfället. Coachen behöver alltså hjälpa klienten att identifiera vad hen vill uppnå vid varje session och hur det är kopplat till det övergripande målet. Här kan du lägga mycket tid. Utforska vad det egentligen är klienten vill och vad hen vill veta, som hen inte vet i dag, när sessionen är över. Tydliggör också syftet med målet − vad är det som gör att klienten vill ha just detta mål, denna gång. Hjälp klienten att utforska vad det verkligen handlar om. Ibland kommer klienten med något som är ett symtom på något annat, alternativt har inte hela bilden klar för sig och föreslår därför en lösning som inte är den bästa.

Undersök hur målet med träffen tar klienten mot det övergripande målet. Om det inte gör det − se om det är så värdefullt för hen att nå målet med denna session − att det är värt en omväg från det övergripande målet. Använd alla dina coachkompetenser när ni kommer överens om målet med sessionen. Coachen behöver alltså ha den första överenskommelsen i bakhuvudet hela tiden utan att för den skull låsa sig vid eller fokusera för mycket på den. Coaching sker i stunden, men överenskommelsen ligger där som en grund eller bakgrundston. Om det saknas en tydlig överenskommelse om vad ni ska göra tillsammans riskerar samtalet att spreta. Klienten kan bli besviken och förtroendet för dig som coach kan svikta. Vid vissa tillfällen kan klienten vilja avvika från det övergripande målet. Klienten kanske ska hålla en viktig presentation, löneförhandla eller befinner sig i en konflikt. Här behöver du som coach vara flexibel. Om klienten har något som upptar hens tankar är det bättre att avhandla det först och sedan återgå till mål och plan. Du bör dock vara uppmärksam på om klienten ständigt kommer med ämnen som inte finns med i planen. I så fall behöver det lyftas.

3.7 Bygger partnerskap med klienten för att fastställa vad hen anser att hen behöver ta itu med eller lösa, för att uppnå det hen vill åstadkomma under coachingtillfället

Här tittar du och din klient på vad hen behöver göra för att uppnå det hen vill. Här kan frågor som hjälper klienten att utforska passa, exempelvis:

• Vad finns det för delar i det du vill göra?
• Vad behöver du ta itu med för att lösa detta?
• Vad handlar detta om egentligen?

3.8 Bygger partnerskap med klienten för att definiera eller bekräfta mått på framgång för det klienten vill åstadkomma, såväl under den övergripande coachingen som för det enskilda coachingtillfället

I början av coachingrelationen och också i varje samtal är det en fördel att stämma av mått på framgång. Hur vet klienten att hen lyckats? Vilken skillnad gör det att hen åstadkommer det hen önskar? Vad ser, hör och känner hen när det hänt? Hur kan du som coach veta att det hänt?

3.9 Bygger partnerskap med klienten för att hantera tid och fokus för coachingtillfället

Denna del är ofta rättfram: Vad vill du prata om idag/vad vill du att vi fokuserar på idag? Stämmer det att vi har 45 minuter till vårt förfogande?

Observera att det alltid är klienten som ska sätta fokus för tillfället. Att ta för givet att klienten vill prata om det hen nämnde vid förra tillfället, eller att, utan att stämma av, glida över i något klienten tar upp när ni pratar om vad som hänt sen sist är en risk. Dessa ämnen kanske är angelägna, men det kan vara så att klinten har något ännu mer angeläget att ta upp.

3.10 Fortsätter coachingen i riktning mot klientens önskade resultat såvida klienten inte anger något annat

Detta handlar om att du ska hjälpa klienten att styra coachingen mot klientens önskade resultat, alltså det hen vill uppnå. Det betyder att du ska fråga om klienten vill prata om ett annat tema istället, om klienten byter ämne, eller pratar om sådan du upplever irrelevant för temat. Du kan exempelvis säga

– Du sa att du ville ta fram en handlingsplan för din träning, och nu pratar du om din chef, hur hänger det ihop?

– Du sa att ditt mål är att byta jobb och nu pratar du om hur du ska få mer ordning hemma. Vill du byta tema?

Dessa frågor är inte retoriska. Du behöver vara helt öppen för att det kanske finns ett samband du inte ser eller att ett ämne du tycker är mindre viktigt är viktigt för klienten. Något litet kan också behöva lösas för att klienten ska kunna ta tag i det ursprungliga ämnet. För att hålla coachingen i riktning mot det klienten önskar behöver du också vara vaksam på dig själv så att du inte utforskar sidospår vidare, bara för att du tycker att de är intressanta eller viktiga.

3.11 Bygger partnerskap med klienten för att avsluta coachingrelationen på ett sätt som visar respekt för upplevelsen av coachingen

Det avslutande samtalet bör planeras så att det inte blir ett abrupt avslut utan möjlighet att göra det som är viktigt för klienten. Ett sätt att planera är att vid näst sista tillfället ta upp att nästa gång är den sista och fråga hur klienten vill använda det tillfället. Om klienten inte föreslår att ni ska göra en summering kan du föreslå att klienten, som en liten del av det sista tillfället, summerar sina lärdomar och insikter och hur hen ska använda dessa framåt. Många coacher väljer också att kort dela med sig om hur de upplevt att samarbeta med klienten vid sista tillfället.

Fördjupning: Upprättar och följer avtal och överenskommelser

Att komma överens innan

Genom att ha en bra grund och startpunkt kan du lättare hjälpa klienten att utforska vad som är viktigt och meningsfullt utifrån vad klienten vill åstadkomma med coachingen.

Många coacher har ett eller flera längre samtal med en ny eller möjlig klient innan själva coachingen börjar. En del lägger ner minst en timme på förarbete innan coachingen ens avtalas eller startar. Som ny är det lätt hänt att strunta i överenskommelsen eller att skynda förbi den. Du vill ju så gärna ha klienter. Men utan överenskommelse är det lätt att hamna snett. Du kan riskera att få klienter som egentligen behöver något annat, exempelvis terapi, eller klienter som förväntar sig rådgivning, som vill prata av sig eller som inte vill göra några uppgifter mellan coachingtillfällena.

En väl genomarbetad överenskommelse har du glädje av senare i coachingprocessen. Du kan påminna om vad ni kommit överens om och vilka mål och behov klienten då har uttryckt. Då hjälper du in klienten på rätt spår igen, förutsatt att klienten inte upptäcker att hen faktiskt har andra behov och mål än de ni först upptäckte.

Specifika parametrar

Här följer några delar som en överenskommelse kan innehålla:

Plats, tid och omfattning

• Kom överens om var coachingen kommer att ske. Ni kan vara hos dig, hos klienten eller någon annanstans.
• Om coachingen sker via telefon, Zoom, Teams eller Skype− bestäm vem som ringer till vem alternativt vem som bjuder in. Det vanligaste är att klienten ringer upp coachen.
• Ska coaching ske via mejl − tala om hur snabbt klienten kan vänta sig ett svar från dig.
• Var tydlig med hur lång tid varje separat coachingtillfälle är.
• Definiera under hur lång tidsperiod coachingen ska pågå och hur många tillfällen som ingår. Ni kan också bestämma när ni ska utvärdera och då bestämma om eller hur ni ska gå vidare.
• Coachen och klienten kan även ha en flexibel överenskommelse, där ni bestämmer efter varje coachingtillfälle hur ni går vidare.
• Ibland har en uppdragsgivare önskemål om vad som ska ingå i coachingen, exempelvis att den enbart ska vara jobbrelaterad eller att den ska handla om något specifikt, som stress, säkerhetsaspekter eller ett speciellt mål. Detta bör då ingå i överenskommelsen.

Pris och betalningsvillkor

• Ha en tydlig överenskommelse om kostnad och hur och när klienten ska betala. Finns en tredje part inblandad, som exempelvis en chef till klienten, ett coachföretag som anlitat dig eller liknande behöver du diskutera pris och villkor med den som betalar.
• Klargör vad som händer om klienten inte betalar i tid eller inte betalar alls och hur ni hanterar situationen ekonomiskt om klienten uteblir från ett inbokat möte. Många har som regel att ett möte som inte avbokas exempelvis ett dygn i förväg ändå faktureras. Om du som coach måste avboka inom en viss tid är det vanligt att coachen bjuder på ett extra möte.
• Kom överens om vad som gäller om klienten eller du vill avbryta coachingen innan er avtalade tid.
• Sätt ett rimligt och marknadsmässigt pris. I början av din coachkarriär kan du motivera ett lägre pris både för dig och din klient. När du har coachat ett antal klienter och upptäcker värdet av din coaching kan du bli marknadsmässig i din prissättning.
• Informera dig om hur branschen ser ut och vad som är ett rimligt pris. Det är ofta olika prissättning beroende på om du har privata kunder eller klienter där arbetsgivare eller företag betalar. Sätt sedan ditt eget pris och kom ihåg att det är värdet och resultatet av coachingen klienten betalar för − inte dig som person.

Konfidentialitet

• Klargör vilken konfidentialitet som råder mellan dig och din klient. Ofta är det fullständig sekretess. I de fall beställaren och klienten inte är samma person är det viktigt att vara tydlig om en eventuell rapportering ska ske till kunden.
• Du behöver vara överens både med klienten och med beställaren om vilka uppgifter som får lämnas ut, hur de ska levereras och av vem.
• Om du planerar att certifiera dig som coach eller ska gå vidare till en högre nivå av certifiering behöver du uppge till ICF vilka som varit dina klienter. Eftersom ICF:s etiska regler innebär att du inte får uppge vem du coachat, om inte annat överenskommits, behöver du stämma av med klienten om du får lämna hens namn till ICF.

Du hittar alla ICF:s nya coachkompetenser här.